Para quem está começando, ou para quem tem pouca experiência, produzir um evento do absoluto ZERO pode ser algo desconfortável. A falta de experiência é apenas uma fase, e por isso é muito importante estar atento a todo o seu desenvolvimento como profissional.
Ainda que muitas etapas do processo de planejamento de um evento sejam simples e fáceis de serem executadas, muitas pessoas se atrapalham na hora de lidar com o gerenciamento dos recursos. E mais ainda quando envolve tratar de um patrocínio para o seu evento.
Eu posso te dizer que essa etapa é mais simples que muitas outras!
Conseguir recursos externos para construir um evento próprio ou para terceiros é um processo bastante comum na área de eventos, que agrega muito valor àquele momento, tanto para o patrocinador quando para o patrocinado. O esquema de parcerias também é totalmente indicado para aqueles produtores de eventos que ainda não têm grandes parceiros para financiar produções e constroem esse network aos poucos.
Para conseguir patrocínio efetivo para o seu evento, primeiro, é necessário apresentar de forma adequada um projeto do seu evento para o possível benfeitor do seu evento. Mas você pode se perguntar:
- Como expor os pontos positivos do meu evento?
- Quais as informações que eu não posso esquecer?
- O que pode acabar com a minha proposta?
Para responder a todas essas dúvidas, vamos entender um passo a passo muito simples para enriquecer a sua proposta e transformá-la em algo, de fato, imbatível na hora de conseguir um patrocínio.
1- Defina um orçamento real para o evento: O primeiro passo é definir qual o valor necessário para ser arrecadado e apresentar a diversas empresas para que a divisão do valor seja mais eficiente.
Por exemplo: você precisa de 500 mil reais de patrocínio para o seu evento, e você tem cinco empresas para apoiar essa arrecadação. O indicado é dividir o valor entre essas marcas. Uma delas fica com 40% do valor e, logo, ela terá privilégio e maior visibilidade no seu evento, e assim acontecerá, suscetivamente, com os outros negócios interessados em patrocinar o seu evento.
2 - Construa relação direta entre o seu evento e aquela marca: Se o seu evento é para mestres cervejeiros, não há muito sentido em buscar patrocínio em uma grande e conhecida marca de roupas, a não ser que o público do seu evento tenha interesse direto nos produtos daquela empresa.
Além disso, a sua apresentação deve conter dados específicos sobre o público-alvo daquele evento, a faixa etária e os interesses pessoais daquelas pessoas, para que o possível patrocinador comece a ligar a empresa dele à vantagem de anunciar algo durante o seu evento. Você também pode incluir fotos de outras edições do mesmo evento, para que ele entre em contato com a realidade daquela produção.
3 - Mostre possibilidades diferentes de patrocínio: Apresentar o seu evento a um possível parceiro de produção requer a oferta de pacotes diferentes em que o tipo de recurso influencia na visibilidade daquela marca. Se o patrocinador fornece um grande valor para auxiliar na produção do evento, obviamente, ele terá vantagens na exibição da sua marca, em brindes, decoração, objetos para ativação de marca etc.
Depois de fechar um contrato de patrocínio com um parceiro, é necessário e vantajoso honrar com os compromissos acordados. Isso significa exibir a marca nas plataformas e no período que foi combinado, cumprir com os requisitos do contrato, como, por exemplo, entregar o material ou brinde disponibilizado por aquele parceiro do seu evento. O cumprimento dos tópicos desse acordo beneficiam ambos os lados e isso pode resultar em novas parcerias no futuro, em caso de você produzir um novo evento, relacionado ou não com esse em questão.
É preciso redobrar a atenção se o patrocínio é financeiro. Procure gerir e investir essa quantia da melhor forma possível, para que você não precise arcar com gastos que não foram planejados anteriormente.
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