Produzir eventos é uma tarefa que requer muito planejamento e organização. São diversas tarefas e ações que precisam ser executadas antes, durante e depois de uma produção.
Para dar conta da demanda, contar com o apoio de outras pessoas é praticamente essencial.
Estamos falando que é "praticamente" porque o tamanho de uma equipe depende muito do tamanho de um evento. Se você, por exemplo, quer realizar um evento pequeno, e conta com tempo de sobra, tem um bom entendimento financeiro e controla bem o planejamento e execução das tarefas, certamente pode produzir algo sozinho (a).
Mas, por outro lado, se esse não é o seu caso, uma equipe bem formatada, além de funcional, pode também ser um bom caminho para abrir o projeto para diferentes olhares e, assim, conformar algo mais bem produzido e executado.
Mas você deve estar se perguntando: sou novo (a) nessa área, não tenho muitos contatos, como montar uma equipe forte e funcional?
Vamos entender agora o que precisa ser feito para formar aquela equipe vitoriosa, especialista em realizar eventos poderosos!
Você conhece bem o seu evento? Essa é a primeira pergunta que você deve fazer para si mesmo. Com as ideias bem alinhadas e um planejamento organizado, fica mais fácil de entender exatamente que tipo de pessoas devem conformar uma equipe de trabalho para atender a demanda de cada ação que precisa ser realizada, cumprindo assim as etapas.
O que conforma uma equipe? Entendendo melhor as tarefas a serem executadas, é possível traçar um perfil das pessoas que devem fazer parte do time de produção. Esse é o momento de analisar se experiências prévias contam ou não, que grau de comunicação deve ser estabelecido entre todos, se é fundamental que falem outras línguas ou não, se existe potencial para lidar com o público ou funcionam melhor nos bastidores, e até mesmo se podem trabalhar melhor em funções mais criativas ou em tarefas mais analíticas. Tudo precisa ser pensado!
Precisa de suporte? Cada evento é diferente. Se muitas ações estão em jogo, o produtor precisa, mais do que ninguém, contar com o apoio de coordenadores e gestores em cada área específica. São pessoas de confiança, que devem ter sintonia com a produção para saber o que fazer no momento certo.
A equipe está preparada? Essa é uma pergunta que não pode ficar sem resposta! Antes de cada evento, toda a equipe de trabalho deve passar por um treinamento, entender exatamente a função de cada um dentro do todo. Saber o que fazer, como lidar com as pessoas, em que lugar estar e em que momento devem estar preparados e, o principal, ter maturidade para imprevistos e mudanças de planos. São coisas que sempre acontecem ao longo de um evento, mesmo com todo o planejamento. Por isso, atenção é sempre bom!
Equipe que trabalha unida, permanece unida? É claro que sim! Você já parou pra pensar nas horas de contato e convivência entre essas pessoas ao longo da produção de um evento? O relacionamento entre elas precisa ser, além de muito profissional, de sintonia, respeito, entendimento e apoio mútuo. Um ambiente motivador consequentemente entrega excelentes resultados e equipe satisfeita.
Montar uma equipe preparada e envolvida com a proposta do evento é garantir que a produção surpreenda e apresente para o público algo de qualidade, com comprometimento.
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