A área de eventos é uma das que mais cresce no país nos últimos tempos e que oferece muitas oportunidades àqueles que desejam empreender e crescer profissionalmente trabalhando com festas e eventos.
Mas para que um evento seja planejado com excelência, algumas etapas precisam ser estabelecidas. Alguns métodos de trabalho na profissão de produtor de eventos auxiliam o processo de criação, planejamento, organização e realização de eventos.
Por isso, aqui você vai encontrar cinco dicas valiosas que vão ajudar a nortear as suas produções, sendo elas um evento do ZERO ou um novo evento na sua área de atuação habitual.
1- Descreva cada detalhe
Primeiramente, é importante que você mentalize e escreva cada detalhe do que pretende colocar em seu evento. Desde a locação a ser escolhida até as atrações que serão convidadas para enriquecer o seu evento. Pense bem com quem você deseja trocar experiências, o que você quer deixar gravado nas pessoas. Anotando cada detalhe, você saberá por onde começar a produzir, desde as coisas mais simples até os itens mais complexos.
2- Faça um orçamento
Depois de listar todos os itens necessários para realizar o seu evento, ponha na ponta do lápis o valor médio (ou acima da média) estimado para concretizar cada etapa. Quanto investir em decoração, em iluminação, em buffet, em brindes, quem contratar para assegurar o bom andamento da festa... Todos esses pontos, quando tratados com atenção, ajudam a melhorar a sua performance como produtor de eventos.
3- Monte uma equipe de trabalho
Nenhum evento se levanta apenas com duas mãos trabalhando. De pequeno ou grande porte, uma produção vai usar no mínimo três pessoas que dividirão diversas funções.
Se o seu projeto é organizar uma festa de aniversário em sua casa, conte com pelo menos mais dois membros da família. Nomeie ajudantes para cuidar da decoração, outro para fazer pagamentos, outro ainda para receber os serviços contratados. Mesmo que seja uma pequena festa, o ideal é que cada um tenha uma função específica, que ninguém fique sobrecarregado e que nada fique pendente.
Se você pretende organizar um grande evento em um espaço alugado, por exemplo, esteja certo de que essa produção demandará tempo e muito trabalho. Tenha um coordenador: ele é quem administrará outras funções dadas por você à sua equipe. Assim, cada parte do seu evento será planejada com máxima eficiência.
4- Crie um cronograma do evento
Ter um cronograma é muito importante na realização de eventos. O ideal mesmo é que você agende horários específicos para cada momento da festa ou evento. Tenha em mente que um evento começa ainda antes que o primeiro convidado esteja presente.
Por isso, estipule prazos para entregas, para montagem de equipamentos, para o fornecimento de alimentos e bebidas etc. Assim, você conseguirá diminuir os imprevistos durante o desenrolar do evento que você produzirá.
5- Planeje a divulgação
Para o sucesso do seu evento, esteja certo de que as pessoas interessadas no seu evento sabem da ocorrência dele. Caso a sua festa ou evento seja feita para amigos próximos, não se esqueça de enviar convites e lembretes por celular, por e-mail ou pelas redes sociais. Em quais meios de comunicação os seus convidados estão presentes? Por onde você consegue estabelecer contato direto? Pense nisso e monte uma estratégia para que o seu evento tenha o maior número de pessoas bem alocadas e satisfeitas com a experiência que você pretende proporcionar a elas.
E aí? Prontos para planejar eventos da melhor maneira possível?
Mãos à obra!
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