• Alessandra Pirotelli

O passo a passo do planejamento

Atualizado: 19 de out. de 2018


No post anterior nós falamos um pouco mais sobre como estimular ideias e fazer com que elas não sejam algo que fica preso na cabeça (e se perca), mas que se torne algo real.


Pensar a produção de um evento pode parecer um trabalho complicado, mas realmente não é! O principal pilar e ferramenta de todo produtor é a organização, sem ela não há solução. Mas nós aqui da Fórmula de Eventos buscamos pensar as coisas da forma mais simples, e ao mesmo tempo eficaz.


Hoje, vamos falar de um tema-chave quando se trata de eventos. Sem ele, na verdade, fica difícil tocar qualquer projeto. Uma vez trabalhada a ideia, chega o momento de colocá-la em prática, e isso se constrói através de um bom planejamento.


Mas que planejamento é esse? Bem, nada mais é do que a organização técnica e prática de todo o processo produtivo que vai desencadear com que o evento aconteça.


Não existe modelo padrão de planejamento, mas existem pontos essenciais que não podem faltar nele. Lembrando que, por se tratar de uma etapa importante, sem dedicação, foco e responsabilidade, o planejado não segue em frente.


Você certamente já ouviu aquela frase que diz que "nem sempre o planejado sai como esperado", mas eu posso te garantir que até nesses casos, quando há um bom planejamento, é possível contornar o imprevisível e surpreender!


Vamos lá!


O primeiro ponto ao qual você deve estar atento é qual o seu objetivo? Ou seja, por que estou fazendo este evento? Qual é a proposta? Geralmente, as pessoas confundem a sua vontade de fazer algo, com o real objetivo desta coisa. Lembre-se que alcançar um objetivo é criar um trajetória e ir cumprindo metas. Por trás de cada objetivo existem diferentes fatores como: motivação, necessidade, expectativas... Calma que você vai entender melhor.


O segundo ponto importante é o nicho de mercado ao qual você pertence. Pode reparar que, atualmente, existem eventos acontecendo por todos os lados, em diferentes estilos, para públicos variados e oferecendo produtos, serviços e momentos diversos. Qual é a sua área? Estar atento a isso é fundamental para pensar e criar estratégias eficazes para alcançar objetivos e conversar de forma eficaz com o seu público-alvo.


E é justamente esse o nosso terceiro ponto: qual é o seu público-alvo? Ou seja, que pessoas você quer trazer para o seu evento. Vale lembrar que esse é um dos fatores mais importantes no processo de planejamento. Entender e trabalhar com pessoas é algo complexo. Se você não está em sintonia com a maior parte delas, a possibilidade de não alcançar objetivos é muito grande. Definir esse ponto é construir a forma do seu evento, afinal são elas que vão interagir com aquele momento e as mais importantes para a efetividade de uma produção. Hoje em dia, com as redes sociais por exemplo, ficou muito mais fácil conhecer gostos, interesses e o que motiva o público a comparecer a algum evento.


Um dos fatores que mais preocupam produtores de evento iniciantes, ou até mesmo aqueles que já produzem, mas não sabem como lucrar mais com eventos, é a questão orçamentária. Tudo é um questão de organização (olha ela aí outra vez) e de pensamento estratégico e criativo. Se o dinheiro está apertado, esse ainda não é o momento de começar grande, mas dá pra começar mesmo assim! Pense em como dá pra trabalhar com o que tem. Se você conhece pessoas que podem ajudar, ou fornecedores, parceiros e patrocinadores com boas propostas e contra-partidas, tudo é válido. Lembre-se sempre de trabalhar com números claros e projeções reais. Se o dinheiro não dá pra tudo, o que de mais importante não pode faltar?


Falando em pessoas, você precisa montar uma equipe de trabalho. Ela não precisa ser muito grande, mas muito eficaz. Ter pessoas por perto, além do suporte natural, é uma oportunidade de criar diferentes perspectivas, gerar troca de informações. Além disso, todo o processo de execução do planejamento fica muito dinâmico se diferentes elementos estão direcionados para uma tarefa específica, além da rapidez, é claro. Mas lembre-se: nem todos devem fazer tudo. O trabalho fica confuso.


Por fim, mas não menos importante, é a criação da comunicação. Uma boa forma de interação faz toda a diferença, seja para atingir o público-alvo correto, mas também para divulgar o evento da maneira mais atraente. Essa comunicação está formada por uma linguagem adequada e que tenha a ver com a persona do evento, uma identidade visual que faça todo o sentido e o uso das redes sociais mais eficazes para a sua proposta.


A formatação de um bom planejamento precisa seguir esses passos, eles são extremamente importantes. É a maneira de transformar a sua motivação e a sua ideia em uma projeção de funções e tarefas organizadas de maneira efetiva.


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