Durante essa semana aqui no blog da Fórmula de Eventos nós estamos falando sobre como transformar aquela ideia motivadora na criação de evento, entrar de vez nesse segmento e começar a lucrar com ele.
Nó s já apresentamos rapidamente os 6 passos simples que compõe o planejamento de um evento, mas agora é preciso aprofundar cada um deles.
Sem dúvidas, alcançar objetivos é um exercício de persistência, foco e responsabilidade. Na produção de um evento, antes de qualquer coisa, é preciso estabelecer aonde se pretende chegar com ele, ou seja, qual é o potencial da proposta do evento?
Na construção desses objetivos é preciso responder a 7 perguntas básicas:
1. O que?
Com essa proposta de evento, o que ela irá oferecer? O que o público vai encontrar naquele momento. Não precisam ser necessariamente coisas concretas, como comida e performances, que também são muito importantes. Mas podem ser sensações, sentimentos, oportunidades... Um festival de música oferece diversão, por exemplo. Uma feira de negócios e palestras oferece oportunidades empresariais e conhecimento.
2. Quem?
Que pessoas e/ou empresas estão envolvidas na criação, planejamento e execução deste evento? É importante definir, inclusive, fornecedores, parceiros, patrocinadores e toda a equipe de trabalho que fará parte dessa produção.
3. Por que?
O motivo para o evento acontecer. É preciso considerar alguns fatores como o mercado e o segmento específico do evento proposto, além da motivação para interagir com o público-alvo. Se você é o produtor do seu próprio evento, pense em quais são suas necessidades. Se é um evento produzido para uma outra pessoa ou empresa, é fundamental estar atento ao que eles necessitam.
4. Onde?
O lugar do evento precisa ter tudo a ver com a proposta dele e com o público-alvo pensado. Por isso, definir o local do evento é essencial para pensar em propostas e ações que estejam em sintonia com toda a produção e que estejam dentro do orçamento.
5. Quando?
Definir a data do evento é uma das primeiras ações a serem pensadas durante o processo de planejamento. A antecedência antecipa imprevistos. Fique atento ao calendário porque tudo pode acontecer! Eventos semelhantes em datas próximas, feriados e outros dias festivos, mudanças climáticas... atenção total!
6. Qual?
Essa certamente é uma pergunta que deve ser respondida logo ao princípio do processo de planejamento e busca por objetivos. É preciso definir qual tipo de evento será feito para que o processo criativo e o planejamento das ações tenham a ver com esse tipo específico, e a produção não fique fora do tom esperado.
7. Quanto?
Por fim, mas não menos importante, definir os custos de produção do evento é fundamental. Organizar a planilha orçamentária de uma produção é pode visualizar quanto de verba disponível pode ser utilizada e, a partir daí, buscar investimento complementar (parceiros e patrocinadores).
Planejar um evento e buscar objetivos para ele é um trabalho de muita organização. Mas, principalmente, o produtor e sua equipe precisam ser realistas em termos de criação, ou seja, pensar em coisas que podem ser feitas. Além disso, ter coesão e clareza na definição das ideias e mensurar o orçamento de acordo com o que, de fato, pode ser feito em termos de ações.
Quantos mais objetivos claros, melhor. Eles nem precisam ser muitos, mas os mais simples e eficazes para que o planejamento saia do papel e tome forma como um evento único e surpreendente.
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