• Alessandra Pirotelli

Em busca de objetivos


Durante essa semana aqui no blog da Fórmula de Eventos nós estamos falando sobre como transformar aquela ideia motivadora na criação de evento, entrar de vez nesse segmento e começar a lucrar com ele.


Nó s já apresentamos rapidamente os 6 passos simples que compõe o planejamento de um evento, mas agora é preciso aprofundar cada um deles.


Sem dúvidas, alcançar objetivos é um exercício de persistência, foco e responsabilidade. Na produção de um evento, antes de qualquer coisa, é preciso estabelecer aonde se pretende chegar com ele, ou seja, qual é o potencial da proposta do evento?


Na construção desses objetivos é preciso responder a 7 perguntas básicas:


1. O que?

Com essa proposta de evento, o que ela irá oferecer? O que o público vai encontrar naquele momento. Não precisam ser necessariamente coisas concretas, como comida e performances, que também são muito importantes. Mas podem ser sensações, sentimentos, oportunidades... Um festival de música oferece diversão, por exemplo. Uma feira de negócios e palestras oferece oportunidades empresariais e conhecimento.


2. Quem?

Que pessoas e/ou empresas estão envolvidas na criação, planejamento e execução deste evento? É importante definir, inclusive, fornecedores, parceiros, patrocinadores e toda a equipe de trabalho que fará parte dessa produção.


3. Por que?

O motivo para o evento acontecer. É preciso considerar alguns fatores como o mercado e o segmento específico do evento proposto, além da motivação para interagir com o público-alvo. Se você é o produtor do seu próprio evento, pense em quais são suas necessidades. Se é um evento produzido para uma outra pessoa ou empresa, é fundamental estar atento ao que eles necessitam.


4. Onde?

O lugar do evento precisa ter tudo a ver com a proposta dele e com o público-alvo pensado. Por isso, definir o local do evento é essencial para pensar em propostas e ações que estejam em sintonia com toda a produção e que estejam dentro do orçamento.


5. Quando?

Definir a data do evento é uma das primeiras ações a serem pensadas durante o processo de planejamento. A antecedência antecipa imprevistos. Fique atento ao calendário porque tudo pode acontecer! Eventos semelhantes em datas próximas, feriados e outros dias festivos, mudanças climáticas... atenção total!


6. Qual?

Essa certamente é uma pergunta que deve ser respondida logo ao princípio do processo de planejamento e busca por objetivos. É preciso definir qual tipo de evento será feito para que o processo criativo e o planejamento das ações tenham a ver com esse tipo específico, e a produção não fique fora do tom esperado.


7. Quanto?

Por fim, mas não menos importante, definir os custos de produção do evento é fundamental. Organizar a planilha orçamentária de uma produção é pode visualizar quanto de verba disponível pode ser utilizada e, a partir daí, buscar investimento complementar (parceiros e patrocinadores).


Planejar um evento e buscar objetivos para ele é um trabalho de muita organização. Mas, principalmente, o produtor e sua equipe precisam ser realistas em termos de criação, ou seja, pensar em coisas que podem ser feitas. Além disso, ter coesão e clareza na definição das ideias e mensurar o orçamento de acordo com o que, de fato, pode ser feito em termos de ações.


Quantos mais objetivos claros, melhor. Eles nem precisam ser muitos, mas os mais simples e eficazes para que o planejamento saia do papel e tome forma como um evento único e surpreendente.


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