Você se considera uma pessoa organizada?
Já chegou a se questionar a confusão que seria se tantas pessoas não tivessem criado métodos e outros métodos ainda mais aperfeiçoados para manter cada coisa no seu devido lugar?
Ainda que você conheça aquela pessoa que não mantém nada em ordem, certamente alguma coisa ela deve ter organizada, nem que sejam as ideias...
Na produção de um evento, nós já falamos muito a respeito de como essa organização faz toda a diferença no planejamento e a na execução de tarefas. E, claro, dentro dessas etapas existe uma ferramenta que todo bom produtor de eventos deve fazer uso para deixar a sua produção nos eixos.
Estamos falando do famoso CHECKLIST DO EVENTO, uma lista de tarefas e ações que precisam ser cumpridas para que cada passo seja cumprido, gerando assim uma reação em cadeia positiva que termina em um evento extraordinário e lembrado.
Mas, será que esse checklist dá trabalho?
É claro que não! Além disso, existem algumas dicas básicas de itens que não podem faltar no seu checklist, e que facilitam muito o seu trabalho.
1. Seja direto: a grande demanda de ações e, provavelmente, de pessoas envolvidas na produção de um evento pede dinamismo. Por isso, utilize palavras-chave curtas e termos específicos para definir o que precisa ser cumprido. Ninguém tem tempo de parar e ler longos textos ou explicações muito elaboradas nessa transição entre o planejamento e a execução. A ideia já está bem desenvolvida e a sua equipe de trabalho precisa estar em sintonia total com o evento.
2. Saiba separar ações: dentro de um evento, vários setores e grupos de ações estão sendo considerados. É importante dividir um checklist por áreas para que as demandas não se misturem. Por exemplo, quando a sua equipe de trabalho já está dividida, cada um fica sabendo em que está encarregado e o que precisa ser feito, sem que todos façam tudo ao mesmo. Esse ponto é fundamental para otimizar a produção.
3. O que mais importa? Dentro de um evento, tudo é importante para convergir em um bom produto final. Mas existem certas ações que são fundamentais, sem elas nada acontece. Hierarquizar dos pontos mais importantes para os menos importantes ajuda a priorizar os acontecimentos e entender bem o tempo disponível para cada item.
4. Não pode faltar: por fim, você precisa saber que existem aqueles pontos que não podem ficar de fora do seu checklist por nada nesse mundo. Eles são pontos-chave, informações valiosas que precisam constar para que o desenvolvimento seja eficaz. Alguns deles são básicos, como: local, hora, cronograma, serviços oferecidos. Mas também outros igualmente importantes, como: divulgação, recebimento e entrega de materiais, etc.
Um bom checklist ajuda a manter tranquila a sua equipe de trabalho e o planejamento se torna execução com mais facilidade, dinamismo e organização.
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