O título deste post diz muita coisa.
Três em cada cinco produtores de eventos, em início de carreira se perguntam: como fazer com que o orçamento disponível seja suficiente para todas as ações e propostas presentes no planejamento?
A elaboração da planilha orçamentária não pode ser encarada como uma dor de cabeça. Com tantos itens em jogo, é preciso ter organização, responsabilidade financeira e visão criativa mercadológica para controlar os gastos e entregar a produção.
Durante os primeiros momentos do planejamento de um evento, algumas informações são pensadas: público-alvo, local do evento, escolha de fornecedores, equipe de trabalho, empresas externas participantes, ou seja, informações gerais. De acordo com a verba disponível, quanto se espera destinar para cada um destes e de outros itens? Esse é um passo importante, principalmente na construção da consciência do produtor em termos de valores. Se você está começando a produzir eventos agora e não entende muito de economia, procure um parceiro ou sócio que tenha um conhecimento mais aprofundado sobre o tema.
Os gastos de um evento precisam ser levados a sério, de maneira responsável. Ter um direcionamento e, principalmente, um valor total é essencial.
Esse primeiro momento de elaboração do orçamento do evento é muito esclarecedor em termos de organização dos gastos. É a oportunidade de visualizar, de fato, a que se destina cada centavo em função de cada ação planejada.
Uma vez definidos estes pontos, você começa a se perguntar: quais itens do meu planejamento são, realmente, essenciais?
Questionar-se a respeito da necessidade de uma ação ou item do seu planejamento é resultado de uma educação financeira e estratégica que já começa a aparecer. Você começa a considerar certas coisas como mais necessárias ou menos relevantes. Não existe certo ou errado aqui. Dependendo do tipo de evento, alguns detalhes podem receber mais atenção do que outros. Ou simplesmente podem ser resolvidos com mais facilidade e criatividade.
Por isso, muita atenção (e constante) ao seu evento e ao desenvolvimento de cada ação ao longo do tempo. De acordo com cada área, algumas ações são mais fortes do que outras, ou porque são o ponto alto de um evento, carregam uma característica fundamental, ou porque são aquelas mais esperadas e recordadas pelo público-alvo. Um festival de música, por exemplo, sempre precisa ter aquela atração mais aguardada. Um evento corporativo, por outro lado, pode apostar em uma empresa com grande interesse pelo mercado, e também por palestras com grandes nomes do empreendedorismo.
Tendo em vista a organização e elaboração do plano orçamentária do seu evento, lembre-se de tê-lo em diferentes meios. Uma versão online, que pode ser compartilhada com a sua equipe ou com a pessoa responsável pela parte financeira, por exemplo. Também uma versão impressa para momentos de reunião e durante toda a fase de execução e pagamentos.
Visualizar os seus dados e compreender a trajetória de cada ação é fundamental para manter um bom entendimento da sua produção. Lembre sempre disso!
Além da organização geral em termos de planejamento e formatação da planilha orçamentária, dentro dela também é importante segmentar os gastos por área específica. Por exemplo, a área de comes e bebes e, dentro dela, os valores destinados a itens como: comida, bebida, descartáveis, louça, etc.
Por fim, mas não menos importante, chega o momento de escolher os fornecedores para cada área ou segmento específico da planilha orçamentária. O jeito mais correto de eleger o fornecedor ideal é ter opções que ofereçam valores mais em conta e que estejam de acordo com o planejamento.
Trabalhar com fornecedores é um exercício de negociação, diálogo e controle. Um bom fornecedor e uma boa parceria podem ser mantidos por muito tempo.
Se a conta do seu evento ou produção não fecha, siga cada um desses passos e descubra como é possível lidar com estimativas, valores e gastos reais, sem perder a cabeça, garantindo um evento extraordinário e com o público satisfeito.
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